Dossier de location : les documents que le bailleur peut demander, et ceux qu'il ne peut pas exiger
Un bailleur privé ne peut demander au candidat locataire que les pièces listées par le décret du 5 novembre 2015 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité et de ressources. Un relevé de compte ou un extrait de casier judiciaire n'en font pas partie, et aucune somme ne peut être demandée avant la signature du bail.
La liste des documents qu'un propriétaire peut réclamer à un candidat locataire est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Elle est limitative : un bailleur qui exige une autre pièce encourt une amende administrative prononcée par le préfet, jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale, selon l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989.
La règle vaut pour la location vide ou meublée d'une résidence principale dans le parc privé, et pour chaque colocataire. Elle ne s'applique pas aux demandes de logement social, qui ont leur propre formulaire.
Les quatre familles de pièces autorisées
L'annexe I du décret classe les justificatifs en quatre familles. Pour l'identité et le domicile, le bailleur ne peut demander qu'une seule pièce ; pour l'activité et les ressources, une ou plusieurs.
| Famille | Ce que le bailleur peut demander |
|---|---|
| Identité (une pièce) | Carte nationale d'identité, passeport ou permis de conduire, en cours de validité et avec photo ; pour un étranger, carte de séjour, carte de résident ou carte de ressortissant de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen |
| Domicile actuel (une pièce) | Les trois dernières quittances de loyer ou une attestation du précédent bailleur ; ou une attestation sur l'honneur de l'hébergeant ; ou une attestation d'élection de domicile ; ou le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété |
| Activité | Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur ; extrait K ou K bis ou fiche d'immatriculation au registre national des entreprises de moins de trois mois ; certificat d'identification de l'INSEE ; carte professionnelle ; carte d'étudiant ou certificat de scolarité ; tout document récent attestant de l'activité |
| Ressources | Dernier ou avant-dernier avis d'imposition ; trois derniers bulletins de salaire ; deux derniers bilans pour un indépendant ; indemnités de stage ; justificatifs de prestations des trois derniers mois ; simulation des aides au logement ; avis de bourse ; titre de propriété ou avis de taxe foncière ; justificatif de revenus fonciers ou de rentes |
Les pièces peuvent être fournies en copie, mais le bailleur peut demander à voir l'original. Elles doivent être rédigées en français ou traduites, avec des montants convertis en euros.
Préparer le dossier avant la première visite
Dans les villes où les logements partent vite, le dossier se dépose souvent le jour de la visite. Le préparer avant permet de garder le temps de la visite pour le logement lui-même et pour ses environs : le trajet jusqu'au travail, l'école la plus proche et son heure d'entrée, le bruit de la rue à 18 h, le bus du matin. Une annonce bien placée sur un plan peut se révéler à vingt-cinq minutes de la gare dès qu'on regarde l'itinéraire réel.
Le service public propose pour cela DossierFacile, présenté par l'ANIL comme « le dossier de location numérique de l'État ». Il est gratuit : le candidat y dépose ses pièces autorisées, des agents vérifient le dossier, puis le candidat le transmet au bailleur. Le service est conçu pour les seuls justificatifs de la liste légale, ce qui évite d'en envoyer trop. Côté bailleur, un compte propriétaire existe aussi.
Sans plateforme, une précaution simple : ajouter sur chaque copie, en filigrane, « pour location du logement situé à… », avec la date. Une pièce envoyée par courriel circule longtemps.
Ce que le bailleur ne peut pas exiger
Tout ce qui n'est pas dans la liste est exclu. L'ADIL de Loire-Atlantique cite deux exemples fréquents : un extrait de casier judiciaire et un relevé de compte bancaire. On peut y ajouter, par simple lecture de la liste, la carte Vitale, une attestation de bonne tenue de compte, un contrat de mariage ou une photo d'identité en plus de celle de la pièce d'identité.
Deux autres interdictions comptent autant. Le bailleur ne peut pas imposer qu'un ascendant ou un descendant du candidat signe le bail avec lui, selon l'article 22-2. Et aucune somme ne peut être demandée avant la signature, ni pour « réserver » le logement, ni à titre de chèque de caution : la fiche de service-public.gouv.fr sur les justificatifs le rappelle.
Face à une demande hors liste, la réponse la plus efficace est souvent de citer le décret, par écrit. Si le bailleur insiste, l'ADIL du département renseigne gratuitement, et le signalement peut être adressé à la préfecture.
Le garant : les mêmes règles, une liste un peu différente
La personne qui se porte caution fournit elle aussi une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité et de ressources. Pour le domicile, sa liste diffère : dernière quittance de loyer, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, attestation d'assurance du logement de moins de trois mois, ou dernier avis de taxe foncière. Une caution personne morale, une entreprise par exemple, fournit un extrait K bis de moins de trois mois et le justificatif d'identité de son représentant.
Sans garant : la garantie Visale
Action Logement propose une caution gratuite, la garantie Visale. Selon la fiche officielle sur Visale, elle couvre dans le parc privé jusqu'à 36 mois d'impayés de loyer et de charges sur les trois premières années du bail, et jusqu'à deux mois de loyer et de charges pour les dégradations locatives. Elle vise principalement les moins de 30 ans et, au-delà, les salariés du secteur privé sous conditions. Le loyer charges comprises ne doit pas dépasser 1 940 € en Île-de-France, et un plafond plus bas s'applique ailleurs selon la commune.
La demande se fait sur le site de Visale, avant la signature du bail. Action Logement délivre un visa en quelques jours ouvrés ; c'est ce visa que le candidat joint à son dossier, et que le bailleur valide ensuite dans son propre espace. Le locataire et le bailleur ne doivent pas être de la même famille. En cas d'impayé couvert, Action Logement paie le bailleur, puis se fait rembourser par le locataire.
Le dépôt de garantie, lui, peut être avancé par un prêt sans intérêts d'Action Logement, l'avance Loca-Pass, présentée dans le guide sur les aides au déménagement.
Après l'acceptation du dossier
Une fois le dossier retenu viennent le bail, l'état des lieux et le versement du dépôt de garantie, limité à un mois de loyer hors charges pour un logement vide. Dans les communes où les loyers sont encadrés, le loyer proposé se compare au loyer de référence, selon les règles décrites dans le guide sur l'encadrement des loyers. Les questions à poser pendant la visite sont dans le guide sur la visite d'un appartement en location, et l'entrée dans les lieux dans celui sur l'état des lieux.
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